ماتریس آیزنهاور ابزاری برای اولویت بندی کارهای روزانه بر مبناء اهمیت و ضرورت

3
5168

ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)، ابزاری کاربردی و ساده برای تصمیم گیری و مدیریت زمان است، که به وسیله آن می توان فعالیت ها را اولویت بندی نمود و بیشترین بهره وری را از قبال این تقسیم بندی حاصل نمود.

اساس کاری این ماتریس تقسیم بندی امور روزانه بر مبناء ضرورت و اهمیت می باشد، که به افتخار مبدع آن دوایت دیوید آیزنهاور (Dwight David Eisenhower) به این نام شناخته می شود.

آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود، که  قبل از رسیدن به این مقام اولین فرمانده عالی رتبه نیروهای ناتو  بوده است.

مسلما فردی که توانسته است به چنین جایگاهی در زندگی خود دست یابد، به خوبی از فرصت ها و زمان پیش روی خود استفاده نموده است.

به همین جهت، امروزه در سراسر دنیا یکی از روش های موثر و کاربردی برای مدیریت زمان و اولیت بندی امور ماتریس آیزنهاور می باشد.

به عنوان مثال، تاجر و سخنران انگیزشی امریکایی، استفان کاوی (Stephen Covey)، در کتاب معروف خود با عنوان هفت عادت مردمان موثر، که سالها جز پرفروش ترین کتاب ها در زمینه خودیاری بوده است، برای مدیریت صحیح زمان  استفاده از ماتریس آیزنهاور را پیشنهاد می نماید.

کاوی معتقد است، بسیاری از افراد تنها بدین خاطر احساس کمبود وقت می نمایند که به درستی نمی توانند فعالیت های روزانه خود را اولویت بندی نموده و بر این اساس امور مهم و ضروری را از یکدیگر تفکیک نمایند.

ماتریس آیزنهاور یا اهمیت – ضرورت

ماتریس آیزنهاور را می توان ابزاری دانست که، نحوه ایجاد تمایز میان مسائل مهم و ضروری را مشخص می نماید و  برای برنامه ریزی اهداف و تصمیمات بلند مدت می توان از آن بهره برد.

این ماتریس بر اساس ضرورت و اهمیت فعالیت ها، آنها را در چهار خانه ماتریس طبقه بندی نموده و برای هر خانه دستور عمل مشخصی را توصیه می نماید.

در ادامه مطالعه نمایید:  اهداف بزرگ و چالش برانگیز زمینه ساز رسیدن به موفقیت در زندگی خواهند بود

آیزنهاور در تقسیم بندی امور بر مبناء اهمیت و ضرورت عنوان می کند:

  آنچه که مهم است به ندرت ضروری است و آنچه که ضروری است به ندرت مهم است. 

آنچه برای تقسیم بندی امور ضروری از مهم باید مدنظر واقع شود، توجه به این نکته است که امور ضروری شامل فعالیت های است که، هرچه سریع تر باید نسبت به اجرای آنها عکس العمل نشان داد، در صورتیکه امور مهم تنها شامل فعالیت های می باشند که، در دراز مدت بر روی اهداف و خواسته تاثیرگذار می باشند.

در نتیجه، اولین گام در مدیریت صحیح زمان مشخص نمودن اهداف و خواسته ها می باشند، چرا که آنچه قابل مدیریت کردن است، همان تصمیم ها، اهداف و خواسته ها هستند و با توجه به محدود بودن طول مدت شبانه روز هرگز نمی توان در آن تغییری ایجاد نمود.

برای تقسیم بندی و اولویت بندی فعالیت ها، بهتر است ابتدا با توجه به دو سوال زیر میزان اهمیت و ضرورت را تعیین نمود و پس از آن تقسیم بندی صورت پذیرد.

  • اگر کاری به طور کامل حذف شود، تاثیر آن بر روی اهداف و خواسته های دراز مدت چه خواهد بود؟
  • چه زمانی برای انجام کارهای مهم باید در نظر گرفت تا دارای ضرورت نشوند؟

در نهایت، با توجه به میزان اهمیت – ضرورت مشخص شده برای هر فعالیت، آنها را در خانه مناسب قرار گرفته و بر اساس اولیت بندی، انجام می شوند.

روش بکار گیری ماتریس آیزنهاور

خانه مهم – ضروری : فعالیت های در این بخش قرار خواهند گرفت که در صورت انجام نشدن، پیامدهای بدی به همراه خواهند داشت، در واقع تمامی فعالیت های که در زمان مشخصی باید انجام شوند مختص به این خانه می باشند.

خانه مهم – غیرضروری : فعالیت های این بخش دارای اهمیت بالای بوده ولی زمان بیشتری برای انجام شدن نیاز خواهند داشت. این بخش از ماتریس در حقیقت وجه تمایز میان افراد موفق با دیگران است، چرا که مربوط به اموری با زمانبندی دراز مدت می باشند.

در ادامه مطالعه نمایید:  مغلطه یا سفسطه کردن در مناظره چیست و چگونه می توان مانع اجرای آن شد

خانه غیر مهم – ضروری : فعالیت های این بخش اگرچه دارای اهمیت نمی باشند، ولی همیشه قابل رخ دادن بوده و باید بتوان آنها را به درستی مدیریت نمود، در غیر اینصورت می توانند به عاملی برای اتلاف زمان تبدیل شوند.

خانه غیر مهم – غیر ضروری : فعالیت های این بخش در واقع امور بیهوده ای می باشد که فرد شخصا باعث ایجاد آنها شده است، و شامل برخی عادات منفی می باشند که فقط باعث اتلاف وقت خواهند شد. این بخش از فعالیت ها را به راحتی می توان از امور روزانه حذف نمود، بدون آنکه اختلالی در زندگی ایجاد نمایند.

در کل، چنانچه عنوان شد افراد موفق بیشتر امور و فعالیت های روزانه شان در قسمت مهم – غیر ضروری قرار دارد، و این بخش باعث تمایز میان آنها و دیگران می شود.

افراد موفق با انجام دادن فعالیت های مهم در زمان مناسب مانع از اضافه شدن عامل ضرورت به آنها  می شوند در حالیکه افراد ناموفق فعالیت های این بخش را به تعویق می اندازند و پس از مدتی با اضافه شدن عامل ضرورت، باعث کاهش کیفیت و دقت در انجام آنها خواهند شد.

ماتریس آیزنهاور ابزاری برای اولویت بندی کارهای روزانه بر مبناء اهمیت و ضرورت

3 ديدگاه

  1. ممنون از مطالب خوبی که زحمت میکشید و درج میکنید.
    بهتر بود به جای قید ضرورت از قید فوریت استفاده می کردید.چون این ماتریس دو بعد دارد: ۱-زمان ۲: اهمیت
    بنابرین برای یک محور باید دیمانسیون زمانی قایل بود (فوری و غیر فوری) و برای دیگری دیمانسیون اهمیت(مهم و غیر مهم) و ماتریس به نمایش گذاشته شده اشتباه است.
    ممنون

دیدگاه شما چیست

لطفا دیدگاه خود را بنویسید
لطفا نام خود را وارد کنید